La conservazione sostitutiva legale è quel processo informatico che conferisce valore legale ai documenti archiviati digitalmente.

La conservazione sostitutiva legale permette di conservare i documenti con modalità digitali e renderli così disponibili nel tempo, conservando la loro completa integrità e autenticità.

Tale modalità di conservazione dei documenti è un processo informatico che si attua in sostituzione di quello tradizionale cartaceo che mantiene la validità legale sia a livello fiscale, sia a livello civile.

Le fasi per procedere alla conservazione legale dei documenti sono le seguenti.

• Notificazione all’ Agenzia delle Entrate di una comunicazione “contenente l’indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno, nonché l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta”,  “Entro il mese di gennaio dell’anno successivo […] ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione”.

• Elezione  del responsabile della conservazione sostitutiva (RdC), che può essere una figura interna all’azienda o all’ente oppure esterna.

A garanzia del corretto svolgimento del processo di conservazione e della durata nel tempo dei documenti, è richiesto che tali operazioni siano eseguite dal responsabile della conservazione, al quale è conferita la firma elettronica.

Il responsabile della conservazione (RdC) può essere:

• il contribuente stesso, oppure
• un altro soggetto da lui designato. Per i soggetti diversi dalle persone fisiche (società, associazioni, ecc.) il RdC potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (socio o amministratore) sia un soggetto estraneo (commercialista o azienda esterna usualmente di outsourcing).

È facoltà del RdC, a sua volta, delegare anche solo in parte le relative funzioni a soggetti che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni.

• Stendere il manuale del responsabile della conservazione sostitutiva (manuale RdC), obbligatorio per le Pubbliche amministrazioni e consigliato per le aziende private.

• Procedere al processo di conservazione legale secondo la delibera CNIPA n. 11/2004.

Il processo di conservazione legale dei documenti informatici ed analogici termina con:

• l’apposizione della sottoscrizione elettronica (firma digitale)^[1],
• l’apposizione della marca temporale^[2] che rappresenta “l’evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale”, sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica contenente le “impronte” dei documenti o un insieme degli stessi. La marca temporale è fornita da un ente esterno certificato detto Certification Authority (CA).

In tal modo è garantita l’integrità dei documenti conservati.

L’articolo 5 del D.M. 23.01.2004 dispone infine che il soggetto interessato o il responsabile della conservazione debba trasmettere telematicamente all’Agenzia delle Entrate, ovviamente per i soli documenti rilevanti ai fini tributari, una comunicazione contenente:

• l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione,
• la relativa firma digitale,
• la marca temporale.

Tutto questo va adempiuto entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini previsti per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi, IRAP, IVA. La circolare n. 36/E specifica in merito che “il termine in questione si intende innanzitutto riferito alle dichiarazioni che devono essere presentate tramite il modello Unico”.

Inoltre “La comunicazione all’Agenzia delle entrate dell’impronta dell’archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto della conservazione estende la validità dei documenti medesimi fino a che permane a fini tributari l’obbligo di conservazione dei documenti stessi”.

Va tuttavia evidenziato che in caso di accessi, ispezioni e verifiche, la modalità di conservazione elettronica è considerata valida anche in mancanza della predetta comunicazione, qualora non sia scaduto il termine per la relativa trasmissione. Analogamente, il contribuente potrà validamente esibire all’amministrazione finanziaria i documenti informatici non ancora conservati, sempre che non sia scaduto il termine per l’effettuazione della conservazione.

L’Agenzia delle Entrate ha successivamente specificato (PROT. N. 2010/143663) che la l’invio dell’impronta deve venire esclusivamente in via telematica direttamente (tramite il servizio telematico Entratel o Fisconline),a seconda della caratteristiche del soggetto che effettua l’adempimento, ovvero attraverso gli intermediari abilitati a tali comunicazioni.

Le Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici hanno introdotto la definizione di sistema di conservazione che assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Tali requisiti devono essere garantiti tramite un processo di conservazione attraverso cui si provveda, in sintesi, all’acquisizione e verifica del pacchetto di versamento, alla generazione del rapporto di versamento, alla preparazione del pacchetto di archiviazione sottoscritto.

Le Regole Tecniche per la conservazione dei documenti informatici superano la distinzione tra conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici. I documenti informatici devono essere in formato statico e non modificabile, quindi privi di componenti in grado di alterarne il contenuto. Al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità dei documenti prima di procedere alla conservazione ci sono alcuni passaggi da tenere in considerazione.