Conservazione digitale

Risparmia tempo e denaro, dimentica toner e stampanti.

Con pochi e semplici passaggi si può gestire il processo di conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti.

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Elimina la carta

Elimini completamente gli archivi cartacei con la conservazione digitale sostitutiva dei documenti a norma di legge.
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Tranquillità e sicurezza

Deleghi al 100% la responsabilità di archiviare i tuoi documenti ad un’azienda certificata ed accreditata.

Integrata con i nostri documentali

La conservazione digitale è integrata, grazie ad un innovativo sistema di automazione, in tutti i nostri documentali.

I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE

La conservazione legale non rappresenta un lusso per i professionisti, le aziende e la PA, bensì una forma di risparmio che permette di dare più velocità e nello stesso tempo più tranquillità nella gestione dei documenti, più sicurezza, più accessibilità. In sintesi: più vantaggi competitivi.

I vantaggi della conservazione sostituiva sono molteplici e di seguito ne vengono elencati i principali.

I vantaggi della conservazione legale

  • Eliminazione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta (spesso anti-alluvioni, ignifughi, ecc.).
  • Eliminazione di una parte dei materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali).
  • Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa.

Ai vantaggi della conservazione sostitutiva legale, aggiungiamo i vantaggi dell’archiviazione digitale.

I vantaggi dell’archiviazione

  • Rintracciabilità in tempo reale con nessun costo di tutti i documenti.
  • Tempo di ricerca: riduzione dei costi di ricerche.
  • Relazione fra tutti i documenti in tutte le attività .
  • Miglioramento dell’efficacia nella gestione delle informazioni.
  • Sicurezza degli accessi e controllo delle attività  sui documenti archiviati.
  • Flessibilità di gestione dei documenti, essendo essi digitali:
    • trasmissione telematica dei documenti (e-mail, fax, download, ecc.),
    • possibilità di creare flussi documentali  e quindi di monitorare passo-passo tutta la vita di ogni tipo di documento.
  • Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto.
  • Aumento dell’efficienza (sia per i professionisti, sia per le aziende, sia per le PP.AA.).
  • Utilizzo titolario di classificazione dei documenti (indice delle tipologie dei documenti).
  • Possibile accessibilità ai disabili.
Processo di conservazione sostitutiva a norma di legge (clicca qui per scoprire tutto sulla conservazione)
La conservazione sostitutiva legale è quel processo informatico che conferisce valore legale ai documenti archiviati digitalmente.

La conservazione sostitutiva legale permette di conservare i documenti con modalità digitali e renderli così disponibili nel tempo, conservando la loro completa integrità e autenticità.

Tale modalità di conservazione dei documenti è un processo informatico che si attua in sostituzione di quello tradizionale cartaceo che mantiene la validità legale sia a livello fiscale, sia a livello civile.

Le fasi per procedere alla conservazione legale dei documenti sono le seguenti.

  • Notificazione all’ Agenzia delle Entrate di una comunicazione “contenente l’indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno, nonché l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta”,  “Entro il mese di gennaio dell’anno successivo […] ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione”.
  • Elezione  del responsabile della conservazione sostitutiva (RdC), che può essere una figura interna all’azienda o all’ente oppure esterna.

A garanzia del corretto svolgimento del processo di conservazione e della durata nel tempo dei documenti, è richiesto che tali operazioni siano eseguite dal responsabile della conservazione, al quale è conferita la firma elettronica.

Il responsabile della conservazione (RdC) può essere:

  • il contribuente stesso, oppure
  • un altro soggetto da lui designato. Per i soggetti diversi dalle persone fisiche (società, associazioni, ecc.) il RdC potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (socio o amministratore) sia un soggetto estraneo (commercialista o azienda esterna usualmente di outsourcing).

È facoltà del RdC, a sua volta, delegare anche solo in parte le relative funzioni a soggetti che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni.

  • Stendere il manuale del responsabile della conservazione sostitutiva (manuale RdC), obbligatorio per le Pubbliche amministrazioni e consigliato per le aziende private.
  • Procedere al processo di conservazione legale secondo la delibera CNIPA n. 11/2004.

Il processo di conservazione legale dei documenti informatici ed analogici termina con:

  • l’apposizione della sottoscrizione elettronica (firma digitale)[1],
  • l’apposizione della marca temporale[2] che rappresenta “l’evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale”, sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica contenente le “impronte” dei documenti o un insieme degli stessi. La marca temporale è fornita da un ente esterno certificato detto Certification Authority (CA).

In tal modo è garantita l’integrità dei documenti conservati.

L’articolo 5 del D.M. 23.01.2004 dispone infine che il soggetto interessato o il responsabile della conservazione debba trasmettere telematicamente all’Agenzia delle Entrate, ovviamente per i soli documenti rilevanti ai fini tributari, una comunicazione contenente:

  • l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione,
  • la relativa firma digitale,
  • la marca temporale.

Tutto questo va adempiuto entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini previsti per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi, IRAP, IVA. La circolare n. 36/E specifica in merito che “il termine in questione si intende innanzitutto riferito alle dichiarazioni che devono essere presentate tramite il modello Unico”.

Inoltre “La comunicazione all’Agenzia delle entrate dell’impronta dell’archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto della conservazione estende la validità dei documenti medesimi fino a che permane a fini tributari l’obbligo di conservazione dei documenti stessi”.

Va tuttavia evidenziato che in caso di accessi, ispezioni e verifiche, la modalità di conservazione elettronica è considerata valida anche in mancanza della predetta comunicazione, qualora non sia scaduto il termine per la relativa trasmissione. Analogamente, il contribuente potrà validamente esibire all’amministrazione finanziaria i documenti informatici non ancora conservati, sempre che non sia scaduto il termine per l’effettuazione della conservazione.

L’Agenzia delle Entrate ha successivamente specificato (PROTN2010/143663) che la l’invio dell’impronta deve venire esclusivamente in via telematica direttamente (tramite il servizio telematico Entratel o Fisconline),a seconda della caratteristiche del soggetto che effettua l’adempimento, ovvero attraverso gli intermediari abilitati a tali comunicazioni.


[1] Per particolari documenti, denominati analogici (quindi cartacei) unici (cioè nei quali non sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi) si necessita anche di una firma digitale aggiuntiva di un Pubblico Ufficiale (un notaio nel caso di una azienda, un dirigente nel caso di una PA). Tali documenti (analogici unici) sono comunque in generalmente molto pochi.

[2] La marca temporale è obbligatoria per i soli documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie. Per tutti gli altri documenti è sufficiente il riferimento temporale che è una data ed ora certa come la marca temporale ma è data dal server di produzione e non da un ente certificato esterno. In pratica, per sicurezza e per semplicità, si usa ormai sempre la marca temporale.

Responsabile della conservazione sostitutiva (clicca qui per scoprire tutto sulla figura del RdC)

La legge prevede una figura predisposta per gestire il processo di conservazione sostitutiva , cosi denominato responsabile della conservazione ( in breve RdC ), cioè colui che presiede e controlla l’attività stessa.

Secondo la deliberazione del CNIPA n. 11/2004 al RdC viene affidato il compito di realizzare l’archivio di conservazione con procedure autonomamente realizzate e personalizzate tramite il proprio sistema operativo, con l’unico vincolo che queste ultime siano documentate e che si garantisca la tracciabilità, l’integrità dei contenuti nel tempo e l’accesso e l’esibizione di ogni singolo documento. Il RdC deve, tra le cose più importanti, scegliere i supporti di memorizzazione (non vengono richiesti particolari standard a patto che siamo supporti idonei alla lunga conservazione) e deve controllare il corretto uso della firma digitale e il corretto impiego della marca o riferimento temporale.

La figura del RdC viene nominato grosso modo allo stesso modo del Responsabile della Privacy.

Il responsabile della conservazione, secondo le normative sopraccitate, è tenuto a:

  • attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione;
  • gestire il sistema nel suo complesso e garantire l’accesso alle informazioni;
  • redigere e gestire il Manuale del Responsabile della Conservazione
  • verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati;
  • predisporre le misure di sicurezza del sistema, al fine di garantirne la continua integrità;
  • richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è previsto il suo intervento, ossia per la conservazione dei documenti analogici originali “unici”, “per i quali le caratteristiche di non ricostruibilità del documento impongono razionalmente maggiori cautele”;
  • definire e documentare le procedure da rispettare per l’apposizione della marca temporale;
  • verificare periodicamente (almeno ogni 5 anni) che i documenti conservati siano leggibili e procedere al “riversamento diretto” e, se necessario, all’aggiornamento del formato tecnologico dei file conservati (“riversamento sostitutivo”), qualora richiesto dagli eventuali sviluppi tecnologici.

L’articolo 5 del D.M. 23.01.2004 dispone infine che il soggetto interessato o il responsabile della conservazione debba trasmettere telematicamente all’Agenzia delle Entrate, ai soli documenti rilevanti ai fini tributari, una comunicazione contenente:

  • l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione,
  • la relativa firma digitale,
  • la marca temporale.

Domande frequenti

Cosa significa "conservazone digitale a norma"?
Conservare digitalmente dati e documenti informatici secondo quanto disposto dalla legge, infatti, richiede figure professionali molto qualificate, grandi risorse economiche, un’organizzazione strutturata ed efficiente nonché un impianto tecnico-informatico di altissimo livello tecnologico in grado di garantire i più elevati standard di sicurezza. E allora a chi affidi i tuoi documenti? Un sistema di conservazione a norma non può semplicemente ridursi a un software in quanto, pur essendo sviluppato secondo gli schemi previsti dalle Regole Tecniche attualmente in vigore (D.Lgs 82/2005 e s.m.i., D.P.C.M. 03/12/2013 e relative Regole Tecniche), non potrebbe mai garantire, da solo, ciò che solo un sistema organizzato di persone, regole, procedure e tecnologie possono assicurare.
Perché la normativa parla di sistema di conservazione?
Le Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici hanno introdotto la definizione di sistema di conservazione che assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Tali requisiti devono essere garantiti tramite un processo di conservazione attraverso cui si provveda, in sintesi, all’acquisizione e verifica del pacchetto di versamento, alla generazione del rapporto di versamento, alla preparazione del pacchetto di archiviazione sottoscritto.
Quali documenti sono soggetti a conservazione?
Le Regole Tecniche per la conservazione dei documenti informatici superano la distinzione tra conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici. I documenti informatici devono essere in formato statico e non modificabile, quindi privi di componenti in grado di alterarne il contenuto. Al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità dei documenti prima di procedere alla conservazione ci sono alcuni passaggi da tenere in considerazione.

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